Administrator Sekretaris Direksi

Pendahuluan

PT XYZ adalah perusahaan yang bergerak di bidang layanan keuangan digital dengan jaringan operasi yang mencakup seluruh wilayah Indonesia. Untuk mendukung kelancaran fungsi eksekutif, kami membuka lowongan bagi profesional yang handal sebagai Administrator Sekretaris Direksi. Posisi ini berperan sebagai penghubung strategis antara Direksi, departemen internal, serta pemangku kepentingan eksternal, memastikan semua agenda, dokumen, dan komunikasi terselenggara secara tepat waktu, akurat, dan rahasia.

Tanggung Jawab

• Mengatur agenda harian Direksi, termasuk penjadwalan meeting, konferensi video, dan kunjungan lapangan.
• Menyiapkan, mengelola, serta mengarsipkan dokumen penting seperti surat, laporan keuangan, dan notulen rapat secara digital maupun fisik.
• Menyusun notulen rapat secara detail, mendistribusikannya kepada pihak terkait, dan menindaklanjuti action item yang dihasilkan.
• Menangani korespondensi internal dan eksternal, termasuk email, fax, dan surat resmi, dengan menjaga standar bahasa profesional.
• Mengatur logistik perjalanan dinas Direksi: pemesanan tiket, akomodasi, serta penyusunan itinerary yang efisien.
• Berfungsi sebagai titik kontak utama antara Direksi dengan departemen lain, memastikan alur informasi berjalan lancar.
• Menjaga kerahasiaan data strategis perusahaan serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan keamanan informasi.
• Mendukung tugas administratif tambahan seperti penyusunan presentasi, laporan bulanan, dan koordinasi acara perusahaan.

Sehari dalam peran ini, Anda akan memulai dengan mengecek email dan agenda Direksi, memprioritaskan permintaan mendesak, serta menyiapkan bahan rapat pagi. Selama rapat, Anda akan mencatat keputusan penting, kemudian mengirimkan ringkasan dan mengawasi pelaksanaan tindak lanjut. Pada sore hari, Anda dapat mengatur perjalanan dinas atau menyiapkan materi presentasi untuk pertemuan eksternal.

Persyaratan

• Pendidikan minimal D3/S1 di bidang Administrasi Perkantoran, Sekretaris, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja 1–2 tahun sebagai sekretaris atau administrator pimpinan, terutama di lingkungan korporat.
• Mahasiswa Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan kemampuan mengelola email profesional.
• Komunikasi lisan dan tulisan yang baik, mampu menyampaikan informasi secara jelas dan efektif.
• Ketelitian, kerapihan, serta kemampuan mengatur prioritas kerja dalam situasi yang dinamis.
• Sikap profesional, penampilan rapi, dan etika kerja tinggi.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun kolaboratif dalam tim.
• Disiplin, loyal, serta dapat menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.
• Gender: semua jenis kelamin; Usia: tanpa batas maksimal.

Soft skill yang sangat dihargai meliputi kepemimpinan situasional, kemampuan problem solving, manajemen waktu, serta empati dalam berinteraksi dengan eksekutif dan tim lintas fungsi.

Keuntungan

• Gaji kompetitif dengan tunjangan transportasi dan makan.
• Asuransi kesehatan dan asuransi jiwa untuk karyawan dan keluarga.
• Program pelatihan dan pengembangan karier, termasuk sertifikasi administrasi tingkat lanjut.
• Lingkungan kerja modern dengan fasilitas kantor yang nyaman dan teknologi terkini.
• Kesempatan berinteraksi langsung dengan jajaran Direksi, memperluas jaringan profesional.
• Cuti tahunan berbayar, cuti sakit, dan kebijakan cuti khusus sesuai peraturan perusahaan.

Tentang Perusahaan

PT XYZ didirikan pada tahun 2010 dan telah menjadi pemimpin pasar dalam solusi keuangan digital, melayani lebih dari 5 juta nasabah di seluruh Indonesia. Dengan komitmen kuat terhadap inovasi, keamanan data, dan layanan pelanggan yang prima, perusahaan terus memperluas ekosistemnya melalui kolaborasi dengan fintech, bank tradisional, dan regulator. Budaya kerja kami menekankan integritas, kolaborasi, dan pembelajaran berkelanjutan, menjadikan setiap karyawan bagian penting dalam misi memajukan inklusi keuangan nasional.